Relaciones Públicas (2)

Conversaciones con un responsable de un Implante de una Agencia de Viajes

Hemos hablado con el responsable de un Implante que una Agencia de Viajes tiene en una empresa de una importante ciudad española. En dicho departamento se realizan los pertinentes encargos de viajes de los directivos y, personal en general, del grupo empresarial. El horario de trabajo del responsable del Implante puede llegar a ser de 09:00 a 23:00 horas aproximadamente. A continuación, vamos a abordar y a exponer los aspectos más destacados de las entrevistas que mantuvimos con la persona encargada del departamento aludido. Comenzaremos con los conflictos laborales.

Dentro del Implante trabajan tres personas, nuestro protagonista y dos ayudantes o trabajadores subordinados al responsable en cuanto a jerarquía profesional. Los conflictos que llegan a la oficina de la empresa pasan, primero, por uno de los dos colaboradores. Si el caso se puede solucionar de un modo rápido, se procede a ello, si no es posible, se traspasa al responsable del Implante. Cuando el problema es de dimensiones mayores, el encargado de la sección transfiere el asunto a una oficina central de la Agencia de Viajes en la misma ciudad y, si fuere necesario, la refiere directamente a la central de Madrid. Veamos a continuación cuáles son los conflictos más usuales.

Los casos más corrientes son aquellos en los que algún directivo de la empresa en la que se encuentra el Implante solicita tardíamente un viaje y alojamiento en alguna convención ya organizada y para la que ya se han hecho las reservas correspondientes y no existen más plazas disponibles. La labor de nuestro protagonista consiste en intentar conseguir algún vuelo entre las fechas previstas y obtener alojamiento en el mismo hotel que el resto de congresistas y, si no fuere posible, en un hotel de la misma localidad. Para conseguir llevar a buen puerto estas cuestiones, sobre todo la del alojamiento, es necesario utilizar las artes de las relaciones públicas. En destacados hoteles donde se requiere una plaza y, cuando ya no queda ninguna disponible, se tiene que recurrir a la importancia tanto de los clientes como de la Agencia así como de sus respectivos tratos. En general, siempre se acaba obteniendo esa plaza, si bien es cierto que en algunas ocasiones se da la circunstancia forzosa de tener que buscar otro hotel y quizá no del gusto del cliente. En el caso de los vuelos se debe estar siempre pendiente y en contacto con la aerolínea en cuestión para advertir cualquier posible baja y, por tanto, plaza vacante. Los contactos, el trato personal y todo lo que caracteriza a un/a Relaciones Públicas se concentran en estas actitudes.

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